Workflow Trigger - Contact Aangemaakt

De "Contact Aangemaakt" Workflow Trigger is ontworpen om workflows te starten wanneer een nieuw contact aan het systeem wordt toegevoegd. Dit maakt geautomatiseerde acties mogelijk, zoals het verzenden van welkomst-e-mails, het toewijzen van leads aan salesvertegenwoordigers, of het in real-time bijwerken van CRM-gegevens. Dit artikel leidt je door het begrijpen van deze trigger, de voordelen, configuratiestappen, praktische gebruiksvoorbeelden en veelgestelde vragen.

INHOUDSOPGAVE

• Wat is de "Contact Aangemaakt" Workflow Trigger?

• Belangrijke Voordelen van de "Contact Aangemaakt" Trigger

• Configureren van de "Contact Aangemaakt" Workflow Trigger

• Gerelateerde Artikelen

• Veelgestelde Vragen

Wat is de "Contact Aangemaakt" Workflow Trigger?

De Contact Aangemaakt trigger activeert een workflow telkens wanneer een nieuw contact aan de CRM wordt toegevoegd. Dit zorgt ervoor dat bedrijven follow-ups kunnen automatiseren, nieuwe leads onmiddellijk kunnen betrekken en contactbeheer kunnen stroomlijnen. De trigger werkt ongeacht hoe het contact is aangemaakt—handmatig, via formulierinzendingen of via integraties—waardoor het een krachtige tool voor automatisering is.

Belangrijke Voordelen van de "Contact Aangemaakt" Trigger

• Automatiseert Nieuwe Contactbetrokkenheid: Zorgt ervoor dat nieuwe contacten een onmiddellijke reactie ontvangen zonder handmatige tussenkomst.

• Stroomlijnt Verkoop- en Leadtoewijzing: Wijs leads toe aan salesmedewerkers op basis van vooraf gedefinieerde filters, waardoor vertragingen in follow-ups worden verminderd.

• Verbetert CRM Gegevensbeheer: Werkt CRM-velden automatisch bij, waardoor handmatige invoerfouten worden verminderd.

• Verbetert Klantbeleving: Stuur welkomst-e-mails, onboarding-berichten of relevante informatie onmiddellijk bij het aanmaken van contact.

Configureren van de "Contact Aangemaakt" Workflow Trigger

Het instellen van de ‘Contact Aangemaakt’ Workflow Trigger zorgt ervoor dat je automatisering precies draait wanneer dat nodig is. Voordat je acties toevoegt, is het belangrijk om de trigger correct te configureren om contacten te filteren en te definiëren wanneer de workflow moet activeren. De volgende stappen begeleiden je door het configuratieproces.

Maak een Nieuwe Workflow

Navigeer naar Automatiseringen. Klik op + Maak Workflow en selecteer Start vanaf Scratch of bewerk een bestaande workflow.

De Trigger Toevoegen

Klik op Voeg Nieuwe Workflow Trigger Toe. Selecteer "Contact Aangemaakt" uit de lijst.

De Trigger Benamen

Noem de trigger voor gemakkelijke identificatie (bijv. "Nieuwe Contact Welkomstsequentie").

Filters Toepassen

Filters helpen om te verfijnen wanneer de workflow moet triggeren, zodat alleen relevante contacten de automatisering activeren. Dit stelt bedrijven in staat te controleren wie de workflow binnenkomt, waardoor onnodige acties op alle nieuwe contacten worden voorkomen. Hieronder staan de beschikbare filteropties en hoe deze kunnen worden gebruikt:

• Heeft Tag: Deze filter stelt je in staat om de workflow alleen te triggeren voor contacten die een specifieke tag hebben toegewezen gekregen. Bijvoorbeeld, als je de workflow alleen wilt activeren voor "Nieuwe Leads" of "VIP Klanten," kun je deze filter instellen om alleen die contacten met de juiste tag op te nemen.

• Aangepaste Velden: Als je CRM aangepaste velden zoals "Type Industrie," "Lead Score," of "Klantencategorie" bevat, kun je deze filter gebruiken om de workflow alleen te triggeren wanneer aan bepaalde criteria is voldaan. Dit is nuttig bij het segmenteren van leads op basis van bedrijfstype, betrokkenheidsniveau of andere gepersonaliseerde attributen.

• Aangemaakt via Bron: Deze filter helpt om contacten te onderscheiden op basis van hoe ze aan het systeem zijn toegevoegd. Je kunt specificeren of de workflow alleen moet triggeren voor contacten die handmatig zijn toegevoegd, ingediend via een formulier, of geïmporteerd via API. Dit voorkomt dat automatisering wordt getriggerd voor contacten die geen onmiddellijke actie vereisen, zoals bulkimporten.

Veelgestelde Vragen

Q. Activeert deze trigger ook voor contacten die in bulk zijn geïmporteerd?
Nee, de Contact Aangemaakt trigger activeert alleen wanneer een contact handmatig wordt toegevoegd, ingediend via een formulier, gemaakt via API, of toegevoegd via een integratie. Bulkimporten triggeren deze workflow niet om onbedoelde automatiseringsoverbelasting te voorkomen. Als je acties voor geïmporteerde contacten wilt automatiseren, overweeg dan het gebruik van een aparte workflow met handmatige inschrijving.

Q. Kan ik voorwaarden instellen om deze workflow alleen voor specifieke contacten te triggeren?
Ja, je kunt filters toepassen om ervoor te zorgen dat de workflow alleen draait voor specifieke contacten. Filters stellen je in staat om contacten te targeten op basis van tags, aangepaste velden of bronnen. Bijvoorbeeld, je kunt de workflow configureren om alleen te activeren wanneer een contact is getagd als “Nieuwe Lead” of wanneer hun bron “Webformulierinzending” is. Dit zorgt ervoor dat alleen relevante contacten de workflow triggeren, waardoor onnodige automatisering wordt voorkomen.

Q. Wat gebeurt er als een contact meerdere keren wordt toegevoegd? Wordt de workflow dan opnieuw getriggerd?
Als een contact met hetzelfde e-mailadres of telefoonnummer opnieuw wordt toegevoegd, kan het systeem dit mogelijk herkennen als een bestaand contact, afhankelijk van de instellingen voor duplicaatdetectie van de CRM. Als het contact wordt samengevoegd met een bestaand record, wordt de workflow niet opnieuw getriggerd. Als het systeem het echter als een gloednieuw contact beschouwt, wordt de workflow zoals verwacht uitgevoerd.

Q. Kan ik deze trigger gebruiken om automatisch nieuwe contacten aan teamleden toe te wijzen?
Ja, je kunt de workflow configureren om nieuwe contacten toe te wijzen aan een salesvertegenwoordiger of teamlid op basis van specifieke criteria. Dit kan worden gedaan met filters zoals locatie, tags of leadbron. Je kunt ook een ronde-robin toewijzing implementeren om leads gelijkmatig over je team te verdelen.

Q. Hoe kan ik de effectiviteit van deze workflow volgen?
Je kunt de logs van de workflowuitvoering monitoren om te zien hoe vaak de trigger afgaat en welke contacten worden verwerkt. Voor e-mailgebaseerde acties zal het volgen van statistieken zoals openingspercentages en responspercentages inzicht geven in de betrokkenheid. Als de workflow contacten aan salesvertegenwoordigers toewijst, kan het beoordelen van de voltooiingspercentages van follow-ups helpen om de impact ervan te beoordelen. Regelmatig analyseren van de workflowprestaties helpt om automatisering te optimaliseren voor betere efficiëntie.

Workflow Trigger - Contact Created

The "Contact Created" Workflow Trigger is designed to initiate workflows when a new contact is added to the system. This allows for automated actions, such as sending welcome emails, assigning leads to sales representatives, or updating CRM data in real time. This article will guide you through understanding this trigger, its benefits, configuration steps, real-world use cases, and frequently asked questions.

TABLE OF CONTENTS

• What is the "Contact Created" Workflow Trigger?

• Key Benefits of the "Contact Created" Trigger

• Configuring the "Contact Created" Workflow Trigger

• Related Articles

• Frequently Asked Questions

What is the "Contact Created" Workflow Trigger?

The Contact Created trigger activates a workflow whenever a new contact is added to the CRM. This ensures that businesses can automate follow-ups, engage new leads instantly, and streamline contact management. The trigger works regardless of how the contact is created—manually, via form submissions, or through integrations—making it a powerful tool for automation.

Key Benefits of the "Contact Created" Trigger

• Automates New Contact Engagement: Ensures that new contacts receive an immediate response without manual intervention.

• Streamlines Sales & Lead Assignment: Assigns leads to sales reps based on predefined filters, reducing delays in follow-ups.

• Enhances CRM Data Management: Automatically updates CRM fields, reducing manual data entry errors.

• Improves Customer Experience: Sends welcome emails, onboarding messages, or relevant information instantly upon contact creation.

Configuring the "Contact Created" Workflow Trigger

Setting up the ‘Contact Created’ Workflow Trigger ensures that your automation runs exactly when needed. Before adding actions, it’s important to configure the trigger properly to filter contacts and define when the workflow should activate. The following steps will guide you through the setup process.

Create a New Workflow

Navigate to Automations. Click + Create Workflow and select Start from Scratch or edit an existing workflow.

Adding the Trigger

Click Add New Workflow Trigger. Select "Contact Created" from the list.

Naming the Trigger

Name the trigger for easy identification (e.g., "New Contact Welcome Sequence").

Applying Filters

Filters help refine when the workflow should trigger, ensuring that only relevant contacts activate the automation. This allows businesses to control who enters the workflow, preventing unnecessary actions on all new contacts. Below are the available filter options and how they can be used:

• Has Tag: This filter allows you to trigger the workflow only for contacts that have a specific tag assigned to them. For example, if you want to activate the workflow only for "New Leads" or "VIP Clients," you can set this filter to include only those contacts with the appropriate tag.

• Custom Fields: If your CRM includes custom fields such as "Industry Type," "Lead Score," or "Customer Category," you can use this filter to trigger the workflow only when certain criteria are met. This is useful when segmenting leads based on business type, engagement level, or other personalized attributes.

• Created via Source: This filter helps differentiate contacts based on how they were added to the system. You can specify whether the workflow should trigger only for contacts that were manually added, submitted through a form, or imported via API. This prevents automation from triggering for contacts that do not require immediate action, such as bulk imports.

  

Frequently Asked Questions

Q. Will this trigger activate for contacts imported in bulk?
No, the Contact Created trigger only activates when a contact is manually added, submitted through a form, created via API, or added through an integration. Bulk imports do not trigger this workflow to prevent accidental automation overload. If you need to automate actions for imported contacts, consider using a separate workflow with manual enrollment.

Q. Can I set conditions to trigger this workflow only for specific contacts?
Yes, you can apply filters to ensure the workflow only runs for specific contacts. Filters allow you to target contacts based on tags, custom fields, or sources. For example, you can configure the workflow to activate only when a contact is tagged as “New Lead” or when their source is “Web Form Submission.” This ensures that only relevant contacts trigger the workflow, preventing unnecessary automation.

Q. What happens if a contact is added multiple times? Will the workflow trigger again?
If a contact with the same email or phone number is added again, the system may recognize it as an existing contact, depending on the CRM’s duplicate detection settings. If the contact is merged with an existing record, the workflow will not trigger again. However, if the system treats it as a brand-new contact, the workflow will execute as expected.

Q. Can I use this trigger to automatically assign new contacts to team members?
Yes, you can configure the workflow to assign new contacts to a sales representative or team member based on specific criteria. This can be done using filters such as location, tags, or lead source. You can also implement a round-robin assignment to distribute leads evenly among your team.

Q. How can I track the effectiveness of this workflow?
You can monitor workflow execution logs to see how often the trigger fires and which contacts are processed. For email-based actions, tracking metrics such as open rates and response rates will provide insights into engagement. If the workflow assigns contacts to sales reps, reviewing follow-up completion rates can help assess its impact. Regularly analyzing workflow performance will help optimize automation for better efficiency.