Aan de slag - Een Boekingskalender Instellen

Het instellen van je boekingskalender is alsof je een assistent inhuurt die 24/7 beschikbaar is. Stel je voor dat je wakker wordt met een volle agenda zonder dat je er iets voor hoeft te doen—klinkt geweldig, toch? We lopen met je door de stappen om dit in te stellen, zodat je gemakkelijk tot 20 afspraken in je allereerste week kunt vastleggen en no-shows met minstens 25% kunt verminderen!

INHOUDSOPGAVE

• Persoonlijke Boekingskalender Instellen

• Jezelf Toevoegen als Teamlid

• Geautomatiseerde Herinneringen Instellen

• Persoonlijke Agenda Integreren

Persoonlijke Boekingskalender Instellen

Je persoonlijke boekingskalender is je beste vriend als het gaat om het beheren van afspraken. Zodra deze actief is, vraag je je af hoe je het ooit zonder hebt gedaan.

Om Google Agenda te gebruiken voor het plannen van afspraken, is het essentieel om eerst een ByBoostify Persoonlijke Boekingskalender te maken. Deze boekingskalender vormt de basis voor je planningsregels—waardoor je beschikbaarheid, buffertijden, vergaderduur en herinneringen kunt instellen. Zelfs als je dagelijks Google Agenda gebruikt, is deze kalender vereist om te beheren hoe boekingen worden geaccepteerd en weergegeven binnen ByBoostify.

1. Ga naar Agenda > Agenda-instellingen.

   

2. Klik op Kalender maken.

3. Selecteer kalendertype (voor 1-op-1-vergaderingen, kies Persoonlijke Boekingen).

   

4. Vul je kalendergegevens in (geef het een herkenbare naam, selecteer jezelf als host, maak een aangepaste URL, specificeer afspraakduur en stel je beschikbare uren in).

5. Klik op Bevestigen.

   

6. Kopieer de kalenderlink of embedcode.

   

7. Deel de kalenderlink om afspraken te laten boeken!

Vervolgens kun je het uiterlijk van je kalender aanpassen aan je branding, waardoor het nog aantrekkelijker wordt.

Jezelf Toevoegen als Teamlid

Zelfs als je solo werkt, zorgt het toevoegen van jezelf als teamlid ervoor dat alles soepel verloopt. Zie het als jezelf VIP-toegang geven tot je eigen planningssysteem.

1. Ga naar Instellingen > Mijn Medewerkers.

2. Klik op Gebruiker toevoegen.

3. Voeg jezelf toe en sla de gegevens op.

Daarna kun je specifieke rechten instellen voor jezelf of extra teamleden, waardoor je workflow nog efficiënter wordt.

Geautomatiseerde Herinneringen Instellen

Geautomatiseerde herinneringen betekenen minder gemiste afspraken en gelukkigere klanten. Ze zijn als je kalender die zachtjes op de schouder van klanten tikt om hen eraan te herinneren dat jullie binnenkort afspreken.

1. Ga naar Automatisering.

2. Klik op Workflow maken en selecteer Recept.

   

3. Kies het recept Afspraakbevestiging + Herinnering.

   

4. Bewerk de actie Bevestigingsmail.

5. Werk je vergaderlink bij (Zoom, Google Meet, enz.) en klik op Actie opslaan.

   

6. Controleer alle acties.

7. Klik op Publiceren.

8. Klik op Opslaan.

Overweeg vervolgens om je herinneringen te personaliseren met aangepaste berichten om sterkere klantrelaties op te bouwen.

Persoonlijke Agenda Integreren

Door je boekingssysteem te koppelen aan je persoonlijke agenda blijft alles synchroon. Geen dubbele boekingen of gemiste afspraken meer, alleen moeiteloze organisatie.

1. Ga naar Agenda’s > Agenda-instellingen.

   

2. Selecteer het tabblad Verbindingen en klik op Nieuw toevoegen om je persoonlijke agenda te koppelen.

   

3. Selecteer vervolgens het tabblad Videoconferentie en klik op Nieuw toevoegen om je favoriete vergadertool te koppelen.

Controleer daarna of je integraties correct synchroniseren om van een naadloze planning te genieten!

Getting Started - Setup A Booking Calendar

Setting up your booking calendar is like hiring an assistant who's available 24/7. Imagine waking up to a full schedule without lifting a finger—sounds great, right? Let's walk you through getting this set up so you can easily secure up to 20 appointments in your very first week and cut no-shows down by at least 25%!

TABLE OF CONTENTS

• Setup Personal Booking Calendar

• Add Yourself As A Team Member

• Setup Automated Reminders

• Integrate Personal Calendar

Setup Personal Booking Calendar

Your personal booking calendar is your best friend when it comes to managing appointments. Once it's up, you'll wonder how you ever managed without it.

To use Google Calendar for scheduling appointments, it's essential to first create a ByBoostify Personal Booking Calendar. This booking calendar serves as the foundation for your scheduling rules—allowing you to configure availability, buffer times, meeting durations, and reminders. Even if you use Google Calendar daily, this calendar is required to manage how bookings are accepted and displayed within ByBoostify.

1. Navigate to Calendar > Calendar Settings.

   

2. Click Create Calendar.

3. Select calendar type (for 1-on-1 meetings, choose Personal Booking).

   

4. Fill in your calendar details (give it a friendly name, select yourself as the host, create a custom URL, specify appointment duration, and set your available hours).

5. Click Confirm.

   

6. Copy the calendar link or embed code.

   

7. Share the calendar link to start booking appointments!

Next, you can customize your calendar appearance to match your branding, making it even more inviting.

Add Yourself As A Team Member

Even if you're working solo, adding yourself as a team member ensures everything runs smoothly. Think of it as giving yourself VIP access to your own scheduling system.

1. Navigate to Settings > My Staff.

2. Click Add User.

3. Add yourself and save the details.

Next, you can set specific permissions for yourself or additional team members, streamlining your workflow.

Setup Automated Reminders

Automated reminders mean fewer missed appointments and happier clients. They’re like your calendar gently tapping clients on the shoulder to remind them you're meeting soon.

1. Navigate to Automation.

2. Click Create Workflow and select Recipe.

   

3. Choose the recipe Appointment Confirmation + Reminder.

   

4. Edit the Confirmation Email action.

5. Update your meeting link (Zoom, Google Meet, etc.) and click Save Action.

   

6. Review all actions.

7. Click Publish.

8. Click Save.
   

Next, consider customizing your reminders with personalized messages to build stronger client relationships.

Integrate Personal Calendar

Connecting your booking system with your personal calendar keeps everything in sync. No more double-booking or missed meetings, just effortless organization.

1. Navigate to Calendars > Calendar Settings.

   

2. Select the Connections tab and click Add New to connect your personal calendar.

   

3. Then select the Video Conferencing tab and click Add New to link your preferred conferencing tool.

Next, double-check that your integrations are syncing properly to enjoy seamless scheduling!